PRIVACY- & GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID
1. INLEIDING
Opteco (met maatschappelijke zetel te 3520 Zonhoven, Senator A. Jeurissenlaan 1020 – ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0500.511.189) (hierna genoemd: "Opteco" of "Wij") zal als Verwerkingsverantwoordelijke enkel uw Persoonsgegevens (zoals hierna vermeld) inzamelen, bewaren, verwerken en overdragen (hierna genoemd: "Verwerking") overeenkomstig de toepasselijke Belgische en Europese privacywetgeving inclusief, doch niet beperkt tot, de Verordening (EU) 2016/676 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), (hierna genoemd: "AVG").
Aan de hand van dit privacy- en gegevensbeschermingsbeleid (hierna genoemd: "Beleid") beschrijven wij de wijze waarop wij gegevens verwerken die op u betrekking hebben of aan de hand waarvan wij u rechtstreeks of onrechtstreeks kunnen identificeren (hierna genoemd: "Persoonsgegevens"). Meer in het bijzonder leggen wij uit hoe en waarom wij uw Persoonsgegevens verzamelen, wat wij ermee doen, met wie wij ze delen, hoe wij ze beschermen, hoelang wij ze bewaren en informeren wij u over uw rechten.
Dit beleid is van toepassing op alle bezoeken en gebruiken van de website (www.opteco.be) , zowel op alle communicatie gerelateerd tot de overeenkomsten die met Opteco ondertekend zijn (moeten worden) in verband met de levering van de producten en/of diensten van Opteco (hierna genoemd: "Overeenkomst").
Wanneer u de bepalingen van dit Beleid aanvaardt, betekent zulks dat u akkoord gaat met de wijze waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken, opgenomen in dit Beleid en dat u bevestigt dat zulks nodig is voor de producten/diensten geleverd in uitvoering van de Overeenkomst en/of voor ons gerechtvaardigd belang.
2. WANNEER VERZAMELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Wij verzamelen uw Persoonsgegevens wanneer u:
- Onze website bezoekt (www.opteco.be);
- Ons registratieformulier invult;
- Een offerteaanvraag indient op onze website;
- Contact met ons opneemt via e-mail en telefoon en op dat moment Persoonlijke data met ons deelt;
- Een offerte/contract invult en ondertekend mbt de aankoop of gebruik van onze producten en/of diensten;
- Solliciteert voor een job.
3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ?
Hieronder een overzicht van de volgende (categorieën van) Persoonsgegevens die wij verwerken, het doel van deze gegevensverwerkingen, de rechtsgronden en de bewaringsduur:
A. Categorieën Persoonsgegevens:
Persoonsgegevens die u ons bezorgt:
- Identificatie- en contactgegevens: voornaam, familienaam, e-mailadres, telefoonnummer
- Plaats: uw postadres, thuisadres, professioneel adres en/of andere plaats waar de producten/diensten geleverd/geïnstalleerd zullen worden;
- Betaalgegevens: bankrekeningnummer, …;
- ID van het opslagapparaat en ID van de besturingseenheid;
- EAN-nummer en/of MPAN-nummer (van de elektriciteitsmeter in de eigendom waar de Batterij zich bevindt);
Gegevens mbt de installatie van Opteco producten
- Consumptie elektriciteit
- Foto’s voor en na installatie
- Serienummers van geplaatste producten
- EAN nummer van de elektriciteitsmeter op het eigendom waar de Opteco producten geplaatst worden
Gegevens die automatisch opgeslagen worden wanner onze website bezocht wordt:
- Technische data zoals IP adres
- Gegevens opgeslagen via Cookies (zie onze ‘Cookie Policy’)
B. Rechtsgronden:
- Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek maatregelen te nemen voor de sluiting van de Overeenkomst.
- Wanneer verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang behalve wanneer onze belangen moeten wijken voor uw fundamentele rechten en vrijheden:
o Om u informatie te verstrekken aangaande onze vergelijkbare producten en diensten en om te antwoorden op uw vragen/klachten;
o Om geanonimiseerde statistieken op te stellen;
o …
- Af en toe kunnen wij u om uw specifieke toestemming vragen om bepaalde Persoonsgegevens te verwerken en wij zullen uw Persoonsgegevens enkel op die manier verwerken als u ons daar de toestemming voor geeft. Merk op dat u steeds het recht hebt om uw toestemming op ieder ogenblik in te trekken door een e-mail te sturen naar [info@opteco.be]
- Wanneer de verwerking van uw Persoonsgegevens noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting:
o Belastingdoeleinden
o Verstrekken van informatie aan een overheids- of een wethandhavingsinstantie
o Op bevel van de rechter
o Enz.
C. Doel van de gegevensverwerking:
Wij zullen uw Persoonsgegevens enkel voor specifieke doeleinden verwerken. Wij zullen uw Persoonsgegevens niet verder verwerken voor een doel, anders dan hierna beschreven.
Wij zullen uw Persoonsgegevens verwerken voor volgende doeleinden:
- Om de installatie van de Opteco producten bij u af te werken;
- Om een account te kunnen aanmaken voor de registratie van de geïnstalleerde producten met als doel toegang te krijgen tot een website of mobiele applicatie voor de opvolging van de werking van de installatie;
- Voor alle interacties die u met ons heeft met betrekking tot onze producten/diensten. Dit omvat, doch is niet beperkt tot, een overeenkomst met ons afsluiten, een bestelling bij ons plaatsen, administratieve of technische doeleinden om de functionaliteit van onze producten te verzekeren, enz.
- Voor mogelijke andere interacties die wij met u hebben. Bijvoorbeeld wanneer u ons contacteert voor vragen, opmerkingen, klachten of andere vragen om te reageren op uw vraag;
- Om de accuraatheid en relevantie van uw Persoonsgegevens te behouden;
- Voor marketingdoeleinden zoals de inschrijving voor een nieuwsbrief;
- Om de kwaliteit van onze service en website te verbeteren;
- Algemene en financiële administratie;
- Om de sollicitatie voor een job bij Opteco te verwerken en evalueren;
- Om een beter inzicht te krijgen op ons digitaal platform en statistisch inzicht te krijgen over de activiteiten op de website.
D. Bewaringsduur
Wij bewaren uw Persoonsgegevens enkel zolang dat nodig is en zorgen voor de gepaste bescherming ervan. Hoe lang wij uw Persoonsgegevens bewaren, is afhankelijk van het doel waarvoor wij ze gebruiken, zoals beschreven in dit Beleid.
Na beëindiging van de Overeenkomst zullen wij uiterlijk na vijf jaar uw Persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren.
4. HOE BESCHERMEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Wij hebben een aantal technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige of niet-toegestane toegang of gebruik en tegen toevallig verlies of schade aan de integriteit ervan. Deze maatregelen zijn genomen, rekening houdend met onze IT-infrastructuur, de potentiële impact op uw privacy, de daaraan verbonden kosten en overeenkomstig de huidige industriële standaarden en praktijken.
Uw Persoonsgegevens zullen enkel verwerkt worden door een derde wanneer deze derde ermee instemt om de technische en organisatorische maatregelen voor de beveiliging van de gegevens na te leven.
5. WAT MET COOKIES?
Wij gebruiken op onze website ‘cookies’. Cookies Kunnen aanzien worden als kleine stukjes data die verzonden worden vanuit de webserver naar de browser dewelke deze data wegschrijft op de harde schijf van de computer of mobiel apparaat. Door cookies te gebruiken, kunnen wij een snellere en efficiëntere toegang verlenen tot onze website. U kan het gebruik van cookies afzetten in de instellingen van uw browser. Indien deze gedeactiveerd zijn, is de website van Opteco nog steeds bereikbaar, maar zal u geen toegang hebben tot alle functionaliteiten. Voor meer informatie verwijzen wij naar onze cookie policy die gepubliceerd staat op onze website.
6. MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Afhankelijk van het doel waarvoor wij uw Persoonsgegevens verzamelen, is het mogelijk dat wij uw Persoonsgegevens delen met een andere verbonden vennootschap of dochteronderneming van Smart-E-Grid. Een bijgewerkte lijst van de huidige verbonden vennootschappen en dochterondernemingen is terug te vinden op https://www.opteco.be/affiliates.
Verder is het mogelijk dat wij voor het leveren van onze diensten uw Persoonsgegevens delen met derden die vertrouwde partners zijn bij het waarborgen van onze operabiliteit en de continuïteit van onze diensten. Een bijgewerkte lijst van de ontvangers en/of categorieën van ontvangers (bv.: Grid-operator, energieleverancier, enz.) en hun respectievelijk privacy beleid is terug te vinden op: https://www.opteco.be/affiliates. Door de ondertekening van dit Beleid gaat u akkoord met de wijze waarop onze vertrouwde partners uw Persoonsgegevens verwerken en u bevestigt dat de overdracht van uw Persoonsgegevens naar onze vertrouwde partners en de verwerking van de Persoonsgegevens door hen, noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst en/of het doel van onze gerechtvaardigde belangen.
7. DRAGEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS INTERNATIONAAL OVER?
Het is mogelijk dat wij voor het leveren van onze diensten uw Persoonsgegevens overdragen aan derden in andere landen binnen de Europese Economische Ruimte.
Het is mogelijk dat uw Persoonsgegevens overdragen worden aan een partner van Smart-E-Grid buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Elke overdracht naar een ontvanger met domicilie of maatschappelijke zetel in een land zonder adequaatheidsbesluit (link), genomen door de Europese Commissie, zal vallen onder een overeenkomst die betrekking heeft op de vereisten voor de overdracht van persoonsgegevens buiten de EER, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (link).
8. WAT ZIJN UW RECHTEN?
Gelieve te noteren dat u de volgende rechten hebt met betrekking tot de verwerking door ons van uw Persoonsgegevens:
- Recht tot inzage en verbetering: u hebt toegang tot uw Persoonsgegevens. Alvorens u toegang te verschaffen, is het mogelijk dat wij u om veiligheidsredenen vragen uw identiteit te bewijzen en de nodige informatie te verstrekken met betrekking tot uw interacties met ons. Wanneer wij akkoord gaan dat wij u toegang moeten geven, zal dit kosteloos gebeuren doch enkel voor uw eerste verzoek. Indien de Persoonsgegevens die wij over u bewaren onjuist zijn, kunt u ons vragen alle onjuistheden te verbeteren;
- Recht tot beperking van verwerking: u hebt het recht om een beperking van de verwerking te vragen wanneer wij het recht niet (meer) hebben om uw Persoonsgegevens te gebruiken of wanneer u de juistheid ervan betwist;
- Recht van bezwaar tegen de verwerking: indien van toepassing, hebt u het recht om u te verzetten tegen de verwerking door ons van uw Persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden. In het bijzonder kunt u zich, kosteloos en zonder enige verantwoording, verzetten tegen verwerking voor doeleinden van direct marketing (bv. e-mails);
- Recht op verwijdering: u hebt recht op verwijdering van al uw Persoonsgegevens (behalve in sommige gevallen, bijvoorbeeld om een transactie te bewijzen of wanneer dat wettelijk vereist is);
- Recht op gegevensportabiliteit: onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om uw Persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gebruikelijk, gestructureerd, machineleesbaar formaat en om uw Persoonsgegevens door te geven aan een derde partij naar uw keuze.
- Recht op intrekking van uw toestemming: wanneer uw Persoonsgegevens verwerkt worden op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde, zonder verantwoording, intrekken;
U kunt een verzoek indienen of deze rechten uitoefenen door ons te contacteren (zie art. 8 voor onze contactgegevens), waarna wij alle redelijke en praktisch mogelijke inspanningen zullen doen om uw verzoek in te willigen, voor zover dit niet in strijd is met de toepasselijke wetgeving en de professionele normen. U dient echter wel te weten dat de Persoonsgegevens (en de verwerking) nodig zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst en/of voor ons gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat iedere aanpassing aan uw oorspronkelijke toestemming kan resulteren in de beëindiging van de Overeenkomst.
Wij streven ernaar om uw vraag binnen 4 weken te beantwoorden.
9. HOE KUNT U EEN KLACHT INDIENEN?
Indien u niet akkoord gaat met de wijze waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken, kun u steeds een klacht indienen via e-mail: info@opteco.be.
Wanneer u niet tevreden bent met ons antwoord/oplossing, hebt u – in ieder geval – het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit die optreedt als toezichthoudende autoriteit:
Drukpersstraat 35
1000 Brussels (BELGIUM)
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
10. WIJZIGINGEN AAN ONS BELEID
Wij kunnen dit Beleid van tijd tot tijd wijzigen om onze huidige privacy praktijken weer te geven. Wij raden u aan dit Beleid regelmatig opnieuw door te nemen om op de hoogte te blijven van de manier waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken en beschermen.
Dit Beleid is voor het laatst bijgewerkt op 1 augustus 2021